今さらだけどメールのアーカイブ機能が分かりやすい

メールのアーカイブ機能を使ってますか?今までアーカイブという単語がGmailについていたけど、何それ状態で全く使っていなかったのですが使ってみると、とてもメールが見やすくなりました。

メールアーカイブ

アーカイブ機能とは

アーカイブと削除(ゴミ箱に入れる
)は違います。削除は数週間、数か月後に自動削除されたり、ごみ箱を空にするで削除されてしまいます。アーカイブは受信フォルダからアーカイブフォルダに移動されます。

いまさら聞けないメールの「削除」と「アーカイブ」の違い | AppBank

アーカイブそれ必要?って最初は感じてました。

受信フォルダにそのまま残しておけばいいじゃんと思ってました。

最初はメールアドレスごとに振り分け設定をしてフォルダごとにまとめたていましたが、フォルダを開かないとメールが見れないので、メールの見逃しがあったりして困りました。

さらに、メールを探すときに、フォルダから探すのではなく、検索を使ってメールを探すことが多くなりフォルダに分ける必要がないと感じたことがきっかけで、振り分けをすることをやめました。

すると、SNSを使っていたり、いろんなメルマガに登録していたりすると毎日大量に届くメールに受信フォルダが大混乱。昨日見たメールすらも検索で探さなきゃいけない、見ることができない状況発生。そこでアーカイブです。

どんなメールをアーカイブに入れるのか?

とりあえずメールは見た。用件も終わったから多分もう見ないけど履歴として残しておこうという内容をアーカイブに放り込んでおくのです。

メルマガでこれは覚えておこう、記憶にとどめておこうという内容だったり、SNSで配信されるメールで少しでも気になったものはどんどんアーカイブしています。

webサービスの登録時のメールも最初はいるけど、しばらくそのwebサービス使ってないとIDってなんだっけとか思い出すときに必要なのでアーカイブして後から検索できるようにしておきます。

アーカイブすると見た目がすっきりする

すると受信ボックスが今必要なメールだけですっきりします。やるべきことや返信する必要があるものだけになって分かりやすいです。

あと全部アーカイブに入れたときの爽快感!めっちゃやった感あります。タスク管理でできた解放感が味わえます。

今までアーカイブを使って来なかった理由

このアーカイブ機能はyahooメールにはついていないので今まで使っていなかったのですが、Gmailに変えたときにアーカイブという謎めいた言葉から使わないようにしていました。

スマホでメールを見る時、小さい画面だから目的のメールを見つけるのが大変。そんなときにスワイプしたらアーカイブが簡単にできたので使い始めました。

まとめ

情報量が多くなった今だからこそ、目に見える状態を必要な情報だけすっきりさせておく必要があると思います。
ぜひアーカイブ機能を使ってみましょう!

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